Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Saarifest ry
Kotipaikka: Haapavesi
Sähköposti: panu@saarifest.fi

Tietosuojaa ja henkilötietojen käsittelyä koskevat yhteydenotot voi lähettää yllä mainittuun sähköpostiosoitteeseen.

2. Verkkosivusto

Saarifest ry:n verkkosivustolla on jäsenhakemuslomake, jonka kautta jäsenyyttä hakeva henkilö voi lähettää hakemuksensa yhdistykselle.

Verkkosivustoa ylläpitävä hosting-palvelu voi tallentaa tavanomaisia teknisiä lokitietoja, kuten IP-osoitteen, käyntiajankohdan, selaimen teknisiä tietoja ja pyydetyn sivun.

Tietoja käsitellään verkkosivuston toimivuuden, tietoturvan, väärinkäytösten ehkäisemisen ja teknisen ylläpidon varmistamiseksi.

3. Lipunmyynti

Lipunmyynti toteutetaan Lippu.fi-lipunmyyntipalvelussa. Palvelu voidaan näyttää Saarifest ry:n verkkosivustolla iframe-kehyksen avulla.

Lippu.fi vastaa lipunostajien henkilötietojen käsittelystä omien tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti. Saarifest ry ei saa lipunmyyntipalvelusta henkilötietoja, ellei tietojen luovuttamisesta ole erikseen sovittu ja tietojen käsittelylle ole lainmukaista perustetta.

4. Jäsenhakemukset ja jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Saarifest ry käsittelee jäsenhakijoiden ja jäsentensä henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• jäsenhakemusten vastaanottaminen ja käsittely
• jäseneksi hyväksymistä koskevien päätösten tekeminen
• lakisääteisen jäsenluettelon ylläpitäminen
• jäsenmaksujen seuranta ja hallinnointi
• jäsenyyteen liittyvä viestintä
• yhdistyksen kokouskutsujen ja jäsentiedotteiden lähettäminen
• jäsenetujen toteuttaminen
• yhdistyksen toiminnan ja tapahtumien järjestäminen

Käsiteltävät henkilötiedot

Jäsenhakemuksella käsitellään seuraavia tietoja:

• nimi
• kotipaikka
• sähköpostiosoite
• vapaaehtoisesti annettu puhelinnumero
• haettu jäsenlaji
• vapaaehtoisesti annettu viesti
• jäsenhakemuksen saapumispäivä

Hyväksytyistä jäsenistä ylläpidettävä jäsenluettelo sisältää seuraavat tiedot:

• jäsennumero
• täydellinen nimi
• kotipaikka
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• jäsenlaji
• jäseneksi hyväksymisen päivämäärä
• jäsenyyden päättymispäivä
• jäsenmaksun tila
• jäsenmaksun maksupäivä

Saarifest ry ei pyydä jäsenhakemuksessa henkilötunnusta, terveystietoja tai muita tarpeettomia arkaluonteisia henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Jäsenluettelon ylläpitäminen perustuu yhdistyksen lakisääteiseen velvoitteeseen.

Muu jäsenyyden hoitamiseen liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu jäsensuhteeseen sekä Saarifest ry:n oikeutettuun etuun järjestää ja hallinnoida yhdistyksen toimintaa.

Vapaaehtoisesti annettavan puhelinnumeron ja vapaan viestin käsittely perustuu henkilön itse antamiin tietoihin. Näiden tietojen ilmoittamatta jättäminen ei vaikuta jäsenhakemuksen käsittelyyn.

Tietojen lähteet

Tiedot saadaan pääasiassa henkilöltä itseltään jäsenhakemuksen, sähköpostin tai muun yhteydenoton yhteydessä.

Jäsenmaksun suorittamista koskevia tietoja saadaan yhdistyksen maksuliikenteestä ja kirjanpitoaineistosta.

Jäsenhakemuksen tekninen toteutus ja jäsenluettelo

Jäsenhakemukset vastaanotetaan Saarifest ry:n verkkosivustolla olevan sähköisen lomakkeen avulla. Lomakkeella annetut tiedot salataan GnuPG/OpenPGP-menetelmällä vastaanottajan julkisella avaimella ja välitetään Saarifest ry:n hallinnoimaan sähköpostilaatikkoon. Hakemuksen tietoja ei tallenneta verkkosivuston tietokantaan.

Jäsenhakemuksia käsittelevät vain ne Saarifest ry:n hallituksen jäsenet tai toimihenkilöt, joiden tehtäviin jäsenasioiden hoitaminen kuuluu.

Hyväksytyistä jäsenistä ylläpidetään yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa. Jäsenluettelo säilytetään käyttöoikeuksin suojattuna ja salattuna paikallisella tietokoneella. Luettelosta säilytetään tietojen saatavuuden varmistamiseksi erillinen suojattu ja salattu varmuuskopio.

Verkkosivuston hosting-palvelun tarjoaja ja yhdistyksen sähköpostipalvelun tarjoaja toimivat teknisinä palveluntarjoajina salatun sähköpostin välittämisen ja säilyttämisen yhteydessä.

Tietojen vastaanottajat ja luovutukset

Jäsentietoja käsittelevät vain ne Saarifest ry:n hallituksen jäsenet tai toimihenkilöt, joiden tehtäviin jäsenasioiden, maksuliikenteen tai kirjanpidon hoitaminen kuuluu.

Tietoja voidaan käsitellä yhdistyksen käyttämissä teknisissä palveluissa sekä tarpeellisilta osin kirjanpidon ja maksuliikenteen yhteydessä.

Henkilötietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisille suoramarkkinointia varten.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos luovuttaminen perustuu lakiin tai viranomaisen lainmukaiseen pyyntöön.

Tietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Saarifest ry:n käyttämät tekniset palveluntarjoajat voivat käsitellä henkilötietoja Euroopan talousalueen ulkopuolella.

Mahdolliset henkilötietojen siirrot toteutetaan sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti käyttäen hyväksyttyjä siirtoperusteita ja suojatoimia.

Henkilötietojen säilyttäminen

Jäsenhakemuksia säilytetään hakemuksen käsittelyn ajan.

Hyväksytyn jäsenen henkilötietoja säilytetään koko jäsenyyden ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin tietojen säilyttäminen on tarpeen yhdistyksen lakisääteisten velvoitteiden, kirjanpidon tai mahdollisten oikeusvaateiden vuoksi.

Hylätyn, peruutetun tai käsittelemättä rauenneen jäsenhakemuksen tiedot poistetaan viimeistään kuuden kuukauden kuluttua asian käsittelystä, ellei pidemmälle säilyttämiselle ole lakiin tai oikeusvaateeseen perustuvaa syytä.

Kirjanpitoaineistoon sisältyviä jäsenmaksutietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan.

Tietojen suojaaminen

Henkilötiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

• Jäsenrekisterin käyttöoikeudet rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseen.
• Jäsenluettelo säilytetään salattuna tiedostona tietoturvallisella yksityisellä tietokoneella.
• Jäsenluettelosta pidetään erillistä suojattua ja salattua varmuuskopiota.
• Käyttöoikeudet poistetaan, kun henkilön tehtävä yhdistyksessä päättyy.
• Käyttäjätilit suojataan henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla.
• Yhdistys käyttää mahdollisuuksien mukaan monivaiheista tunnistautumista.
• Henkilötietoja ei julkaista avoimesti verkossa.

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää tietojen poistamista, jos niiden säilyttämiselle ei ole lakisääteistä tai muuta perusteltua syytä
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä
• peruuttaa suostumus, jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen

Oikeuksia koskevat pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen panu@saarifest.fi. Saarifest ry voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle, jos hän katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojasäännösten vastaisesti.

6. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Saarifest ry voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan, käytettävien palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Saarifest ry:n verkkosivustolla.